DOMESTIC INQUIRY

Domestic inquiry (DI) [ Siasatan Dalaman] merupakan satu proses pengadilan berteraskan kepada prinsip keadalan asasi, iaitu perbicaraan antara pekerja dengan wakil majikan scara damai, ianya dikendalikan oleh pihak majikan untuk memberi peluang terhadap pekerja yang disabitkan dengan kesalahan-kesalahan disiplin, salahlaku, prestasi dan sebagainya, dimana ia memberi peluang kepada pekerja/tertuduh membela diri sebelum dikenakan sebarang tindakan oleh majikan, sama ada penurunan pangkat, pertukaran ke jabatan/lokasi lain, penggantungan kerja atau pembuangan/penamatan kontrak perkhidmatan.

Pengendalian DI haruslah dilakukan mengikut prosedur yang betul supaya setiap keputusan yang diputuskan oleh penal boleh diterima oleh mahkamah perusahaan sekiranya kes dilanjutkan ke Jabatan Perhubungan Perusahaan.

Oleh itu penulis blog ini berkongsi garispanduan untuk panduan HR NETWORK MALAYSIA, walau bagaimana pun tulisan ini adalah hanya sebagai asas panduan sahaja dan ianyan bukan sebagai satu autoriti, sila berhubung dengan Jabatan Perhubungan Perusahaan yang terdekat untuk sebarang rujukan lanjut. 

GARISPANDUAN PROSEDUR SIASATAN DALAMAN / DOMENSTIC INQUIRY

LANGKAH 1. SIASATAN AWAL

Penilaian

Sebaik sahaja majikan menerima aduan mengenai salahlaku staff, HR memainkan peranan untuk membuat penilaian berhubung keperluan sama ada untuk meneruskan siasatan lanjut atau sebaliknya.

Surat Tunjuk Sebab (STS)

Sekiranya kes perlu kepada siasatan lanjut maka Surat Tunjuk Sebab (STS) harus (WAJIB) dikeluarkan untuk memberi peluang kepada tertuduh /"Orang Kena Tuduh" (OKT) memberikan penjelasan secara bertulis. 

Penggantungan Kerja

Sekiranya perlu majikan boleh menggantungkan perkhidmatan OKT bagi tujuan siasatan (BUKAN HUKUMAN) pada bila-bila masa sepanjang tempoh siasatan awal dijalankan. Sebagaimana yang diperuntukkan dibawah kontrak perkhidmatan dan undang-undang.

Maklumbalas surat STS oleh OKT

i. Sekiranya berpuashati dengan maklumbalas,

Aduan yang diterima hendaklah digugurkan dan OKT perlulah dimaklumkan.

ii. Sekiranya OKT mengaku bersalah

Pegawai penyiasat hendaklah memastikan pengakuan tersebut adalah dibuat secara sukarela dan hukuman boleh dijatuhkan.

iii. Sekiranya tidak berpuas hati dengan jawapan STS

Siasatan Dalaman / Domestic Inquiry hendaklah dijalankan.  

LANGKAH 2.  SEBELUM DOMESTIC INQUIRY 

Pertuduhan

Pertuduhan perlulah dikeluarkan, pertuduhan tersebut haluslah mengandungi perkara berikut;

i. Penyata ringkas mengenai pertuduhan

ii. Tarikh

iii. Masa

iv. Tempat pertuduhan

Pertuduhan mestilah menggunakan bahasa yang jelas, tepat dan mudah difahami oleh OKT

   

LANGKAH 3. NOTIS SIASATAN DALAMAN

Notis Domestic Inquiry (DI)hendaklah diserahkan kepada OKT, notis tersebut mestilah mengandungi butiran di bawah

Pertuduhan

i. Tarikh DI akan dilakukan

ii. Masa DI akan dikalukan

iii. Tempat DI akan dikalukan

iv. Hak OKT semasa proses DI, iaitu;

• Boleh diwakali oleh kesatuan sekerja sekiranya ahli kesatuan sekerja
• Peluang untuk membawa saksi, kemukakan dokumen atau sebarang saksi.
• Boleh menyoal balas saksi serta membuat pemeriksaan dokumen yang dikemukakan olehpendakwa syarikat.

v. Memberi peringatan bahawa siasatan dalaman akan diteruskan secara sebelah pihak sekiranya OKT tidak hadir diri tanpa alasan yang munnasabah.

LANGKAH 4. PERLANTIKAN PEGAWAI PENDAKWA DAN PANEL DOMESTIC INQUIRY

i. Pelantikan Pendakwa : Pegawai Pendakwa haruslah dilantik oleh majikan

ii. Pelantikan Panel : Majikan juga harus melantik Panel Siasatan Dalaman yang terdiri daripada tiga (3) orang atau lebih dengan syarat bilangannya adalah dalam jumlah bilangan yang ganjil.

iii. Pelantikan Pengurusi : Seorang pengurusi hendaklah dilantik dikalangan ahli panel di atas.

iv. Pelantikan Pencatat/ Setiausaha : Seorang pencatat harus dilantik bagi mencatat semua keterangan yang didapati sepanjang perbicaraan kes. 

v. Ahli panel MESTILAH :

1. Berkecuali
2. Berpangkat sama taraf atau lebih tinggi daripada OKT
3. Tidak mempunyai hubungan secara langsung dengan OKT

LANGKAN 5. PROSEDUR SIASATAN DALAMAN

Prosedur Siasatan Dalaman hendaklah berasaskan prinsip keadalan asasi.

1. Pegawai Pendakwa membaca pertuduhan ke atas OKT, jika;

2. Jika OKT mengaku bersalah, Pengurusi DI hendaklah memberi peluang kepada OKT membuat rayuan (mitigation) bsebelm sebarang cadangan dikemukakan kepada pihak pengurusan syarikat.

3. Jika OKT tidak mengaku bersalah, Pegawai pendakwa akan mengemukakan kesnya dan saksi-saksi pendakwaan dipanggil untuk memberikan keteranganmengikut giliran dan haruslah mengikuti langkah-langkah di bawah,

3a. Pemeriksaan utama oleh pihak pendakwa

3b. Pemeriksaan balas oleh pihak OKT/kesatuan

3c. Pemeriksaan semula oleh pihak pendakwa

3d. Soalan oleh panel

4. Sekiranya OKT tidak diwakali beliau hendaklah memberi keterangan dan pemeriksaan balas oleh Pegawai Pendakwa. Ahli panel juga boleh menyoal OKT.

5. Sekiranya OKT diwakali oleh kesatuan, prosedur berikut haruslah dilakukan.

5a. Pemeriksaan utama oleh walik kesatuan

5b. Pemeriksaan balas oleh pendakwa

5c. Pemeriksaan semula oleh wakil kesatuan

5d. Soalan oleh panel

6. OKT juga boleh kemukakan saksi-saksi yang akan melalui proses yang sama seperti diatas.

7. Selepas semua keterangan selesai, pihak pendakwa akan membuat penggulungan kes dan diikuti oleh pihak OKT.

8. Nota cacatan setiausaha ( Sesalinan nota prosiding siasatan dalaman) sebaiknya disahkan oleh OKT. 

9. Berdasarkan perbicaraan yang dilalui, ahli panel akan membuat cadangan kepada pihak pengurusan.

10. Pihak pengurusan akan mengeluarkan hukuman yang setimpal dengan kesalahan berpandukan cadangan panel.

11. Keputusan pihak pengurusan hendaklah dimaklumkan kepada pekerja dan rayuan boleh dikemukakan sekiranya wujud mekanisma didalam sesebuah organisasi.

LANJUTAN KES

Sekiranya OKT tidak berpuashati dengan hukuman yang diterima, OKT boleh menuntut hakhaknya di bawah undang-undang tanpa perlu menunggu keputusan rayuan tersebut.